En l’espace de 20 ans, les logiciels de gestion de la relation clients (CRM) sont effectivement devenus un indispensable des équipes commerciales et les médias et les régies publicitaires n’ont pas été épargnés par cette tendance. Alors bien évidemment, il existe pléthore de CRM sur le marché : des CRM métiers, des CRM génériques, …. Par conséquent, comment savoir lequel sélectionner quand on est une régie publicitaire ou un média ? Quelles étapes respecter lors de la mise en place d’un tel projet ? Découvrez nos explications dans cet article.
Régies publicitaires, identifiez vos besoins.
Tout d’abord, avant de s’engager sur le choix de votre CRM, il faut cadrer votre projet. En définissant vos besoins et en vous posant de nombreuses questions, vous établirez un cahier des charges clair et concis.
Définissez votre entreprise
- Quelle est la taille de votre entreprise ? En effet, entre un groupe multinational avec une centaine de filiales et gérant de nombreux médias et une régie publicitaire de taille moyenne, le besoin sera complètement différent.
- Quel est le chiffre d’affaires annuel de votre entreprise ?
- Quelle est la taille de votre équipe commerciale ?
- Combien d’utilisateurs sont concernés par le projet de CRM ?
- Quelles équipes doivent y avoir accès (finance, support, commerciale, direction …) ?
Indiquez les spécificités de l’activité de votre régie publicitaire
- Avez-vous besoin d’un logiciel partageant un référentiel commun avec votre logiciel de réservation publicitaire ?
- Qui sont vos clients ? Comment les avez-vous structurés ? (adaptation des clients / Annonceurs / groupe annonceurs, mandats à éditer,…)
Spécifiez votre projet
- Qui mettra en œuvre le projet, le supervisera , qui doit être consulté et qui doit en être informé ?
- Quel est le délai de mise en production ?
- Quel est le budget que vous souhaitez y allouer ?
- Quelles fonctionnalités doit-il couvrir ? (emailing, suivis des rendez-vous, génération et envoi des devis,…)
- Quels bénéfices en attendez-vous ? (Augmentation des ventes, meilleure traçabilité des contacts, meilleur suivi de l’équipe commerciale, …)
- Avez-vous besoin d’un outil se connectant à vos autres logiciels ? (Email, logiciel de réservation et de facturation, …). Pour cela, nous vous invitons à prioriser les logiciels qui doivent être connectés à votre CRM. En effet, choisir un outil qui se connecte à vos outils de réservation d’espace pub et de facturation est essentiel pour réduire vos cycles de vente et faciliter vos transactions car cela facilitera le travail quotidien de vos commerciaux.
Déterminez vos objectifs et vos KPI
Pour une régie publicitaire, le CRM doit remplir certains objectifs.
- Accélérer le process de vente : avec la COVID, aujourd’hui encore plus qu’avant, il est essentiel d’accélérer ses ventes. En s’équipant d’un CRM, on peut mieux suivre ses prospects et ses clients et on sait qui relancer à quel moment. Toutefois, il faut s’équiper d’un CRM qui puisse faciliter la relation client et s’adapter à ses spécificités.
- Simplifier les ventes : Vendre de la publicité est une activité commerciale unique qui nécessite notamment de consulter ses logiciels de réservation rapidement. Ainsi, vous gagnez du temps pour créer vos devis en fonction de vos stocks, vos tarifs et les remises prévues dans vos contrats.
- Sécuriser le chiffre d’affaires : il est essentiel de disposer d’une visibilité complète sur vos campagnes des demandes de devis jusqu’à la facturation car vous saurez ainsi exactement qui vous devez relancer et à quel moment le faire.
- Fiabiliser le suivi commercial : en générant des bilans en temps réel et en lien avec son logiciel de réservation publicitaire, vous garantissez de la fiabilité de votre suivi commercial. En effet, en ayant une seule base de données partagées garantit la cohérence et supprime les doubles saisies.
Pour mesurer le retour sur investissement de la mise en place du CRM, vous pouvez suivre quelques KPI clés comme :
- Le nombre de campagnes vendues,
- La durée moyenne de votre cycle de vente,
- Le nombre de leads générés,
- Le CA et son évolution depuis la mise en place,
- Le nombre de RDV pris par vos commerciaux, …
Choisir un CRM
Dès lors que vous avez finalisé votre cahier des charges, vous pouvez ensuite contacter les prestataires, et sélectionner un CRM.
Critères de sélection
En ayant bien respecté cette première étape, vos critères de sélection seront faciles à établir. En tant que régie publicitaire, voici une liste non exhaustive de critères de sélection dont vous pouvez tenir compte :
- Le prix : il faut tout mettre en oeuvre pour respecter son budget alloué.
- La simplicité et efficacité d’utilisation
- Le support et les formations offertes
- La connexion à vos logiciels de réservation
- Le temps de mise en place
CRM générique ou CRM Métier ?
En tant que média, est-il préférable de prendre un CRM générique (Hubspot CRM, SalesForce, SugarCRM, ..) ou un CRM métier (MediaCRM, Aloha,…) ?
CRM Générique
Avantage :
- Une multitude de fonctionnalités disponibles.
Inconvénients :
- Parfois vous disposez de tellement de fonctionnalités et de possibilités que votre CRM peut devenir une usine à gaz, être sous-utilisé, voire pas utilisé, par les commerciaux.
- Le budget d’intégration peut être plus important car il faut besoin de personnaliser les écrans et de développer des interfaces avec le reste du SI publicitaire du client
CRM Métier
Avantages :
- Vous travaillez ainsi avec des interlocuteurs qui connaissent votre métier et les problématiques spécifiques à votre industrie.
- Grâce à un CRM métier, vous disposez d’une solution clé-en main avec une interface déjà paramètrée pour vos spécificités.
Inconvénient :
- Il peut être nécessaire d’utiliser le logiciel de réservation d’espaces publicitaires connecté au CRM Métier.
Les erreurs à éviter lorsque l’on met en place un CRM
Pour terminer, nous souhaitons partager avec vous quelques bonnes pratiques à respecter lorsque l’on est une régie publicitaire avec un projet de mise en place de CRM.
En effet, nous proposons nous même un CRM dédié aux médias et aux régies publicitaires, et au cours des nombreuses installations de MediaCRM, nous avons pu constater les bonnes pratiques à respecter.
- Le CRM doit être adapté à vos besoins et respecter les pratiques de votre industrie (avec notamment la typologie d’annonceurs, de groupes annonceurs, la gestion des mandats, …)
- Les équipes doivent impérativement être impliquées dans le projet pour en comprendre la valeur ajoutée. Vous pouvez notamment employer la méthode RACI qui est très efficace pour ce genre de projet.
- Les équipes commerciales doivent suivre des formations et être assistés de façon à maîtriser le logiciel et favoriser l’adoption.
- Le CRM doit être accessible à distance afin que les commerciaux puissent travailler de chez eux ou depuis leurs lieux de rendez-vous.
- Les données doivent être à jour. Pour cela, rien de plus simple : il suffit de les mettre à jour au fur et à mesure. Il n’y a en effet rien de plus frustrant pour un commercial que de devoir passer 1 journée complète juste avant votre réunion de reporting mensuelle.
- Utilisez les données produites par son CRM pour supporter vos réunions commerciales car vos équipes commerciales seront beaucoup plus impliquées et incitées à mettre à jour leurs transactions en cours.
Pour finir, si vous souhaitez en savoir plus sur la mise en place d’un tel projet, nous vous invitons à visionner le replay de notre webinaire « le CRM dans les médias ». Enfin, vous pouvez également consulter notre page produit Media CRM, notre CRM connecté à Media Pilot.
